Guide du contributeur

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Sommaire

Avertissement préliminaire

Lors de l'attribution du statut de "contributeur", l'usager de VISAGe voit son menu s'accroitre d'un nouveau chapitre "Saisie des actes". Il ne faut pas croire que ce chapitre doit remplacer celui qu'il utilisait jusqu'alors "Recherches et consultations" car ils ont tous deux des finalités propres. En particulier, il ne faut pas ouvrir une série avec le menu "Saisie des actes" et "Ouvrir l'index des séries (actes)" pour simplement en examiner quelques vues, car cela verrouille la série et la réserve à l'usager qui vient de l'ouvrir. Elle restera verrouillée jusqu'à ce que l'usager en question clique sur "Terminer"... mais alors cette série est considérée comme ayant été complètement saisie, son statut devient "A valider" pour signaler à l'administrateur que, s'il n'y a pas besoin d'une vérification, on peut valider définitivement le travail. Donc, le contributeur qui veut seulement consulter un registre doit continuer à utiliser le seul chapitre à sa disposition lorsqu'il n'était que lecteur. Il ne doit utiliser le nouveau chapitre de commandes que pour les besoins de la saisie.

Commencer une nouvelle saisie

Une saisie consiste à saisir des actes sur une série de clichés donnée. Si vous n'avez encore rien saisi, l'option qui vous est proposée est de commencer une nouvelle saisie. La prochaine série de clichés disponibles est alors ouverte et le premier cliché est affiché. Vous pouvez saisir. Attention, l'ouverture d'une saisie verrouille à votre nom la série de clichés concernée. Les autres utilisateurs ne pourront y accéder qu'en mode consultation. La commande "Terminer" vous permettra de clore cette saisie et de permettre à d'autres utilisateurs de poursuivre le travail éventuellement. Si aucune série de clichés n'est disponible, cette commande est "grisée" et désactivée. Si vous avez déjà verrouillé une série, c'est la commande "Reprendre la saisie" qui est affichée à la place de celle-ci (cf. ci-dessous)

Remarque importante

La commande "Commencer une nouvelle saisie" vous attribuera d'office un registre non encore traité. Si vous voulez choisir vous-même la localité et le registre qui vous concernent personnellement, vous ne devez pas utiliser cette commande mais procéder autrement : - vous cliquez sur "Ouvrir l'index des saisies (actes)" - dans la liste ouverte vous affichez tous les registres de la localité en utilisant la zone "Rechercher" - vous sélectionnez le registre qui est assorti d'une pastille verte (signifiant "A traiter") - et vous cliquez sur l'outil "Saisir"... comme il est indiqué ci-dessous.

Reprendre la saisie

Cette commande affiche le dernier cliché de la série que vous avez ouverte en saisie, ce qui permet de poursuivre le travail sans délai. Lorsque vous aurez terminé votre saisie, n'oubliez pas d'utiliser la commande "Terminer". Ceci vous permettra également d'ouvrir une nouvelle saisie. Si vous avez ouvert plusieurs séries en même temps, c'est la plus ancienne qui sera affichée par cette commande.

Revenir sur mes derniers actes saisis

Comme son nom l'indique, cette commande permet d'afficher les résumés des derniers actes qui ont été saisis, de les modifier, ou de poursuivre la saisie.
En sélectionnant le premier résumé de cette liste et en cliquant sur la commande "Voir" on retrouve le cliché de la dernière page de registre ayant fait l'objet d'une saisie.

Ouvrir l'index des séries (actes)

Pour démarrer la saisie d'un nouveau registre, ou pour reprendre une saisie inachevée (mais pas s'il s'agit de simplement consulter un registre), le contributeur commence par ouvrir l'index des séries afin de sélectionner celle qui l'intéresse, et pour faciliter son choix il utilise les outils "Rechercher" ou "Filtrer" comme dans le menu des Recherches et consultations. Ensuite, en cliquant sur l'outil "Saisir", la première page du nouveau registre s'affiche comme dans une consultation, et la saisie des actes peut commencer ou se poursuivre.
La barre d'outils disponibles pour la saisie comporte, en plus des commandes de navigation dans la série de clichés, les commandes suivantes :

Consulter la liste des actes saisis

Cette commande affiche la totalité des actes qui ont été saisis par l'ensemble des contributeurs, qu'ils soient associés à des clichés ou non. La barre d'outils disponibles comporte les commandes :

Télécharger un modèle de fichier

Le contributeur qui, avec d'autres moyens, a déjà fait la transcription systématique d'un registre d'état civil peut importer le résultat de son travail pour enrichir la base de données des actes. Les fichiers destinés à être importés doivent correspondre à la norme "MiniGesRel" dont on peut se procurer des exemples par téléchargement avec cette option du menu, il s'agit de fichiers Excel d'un format très simple contenant seulement les champs utilisés par l'outil GGG. Les anciens relevés effectués par nos adhérents ont tous été mis au format GesRel pour être incorporés aux CD 2009 et 2010, leur conversion à la nouvelle norme se fera très simplement grâce au logiciel MiniGesRel librement téléchargeable.
Après avoir importé des données, le contributeur devra Associer chacun des actes aux clichés du registre correspondant avec la commande de ce nom dans la page de saisie.

Consulter l'historique de saisies

Cette commande affichera la liste des bilans de chacune des sessions de saisies du contributeur. En sélectionnant une ligne de ce tableau, et en cliquant sur l'outil "Détail", l'ensemble des créations et des modifications qui ont été effectuées au cours de cette session sont affichées. Il est alors possible de voir le cliché correspondant à l'une de ces opérations pour en contrôler l'exactitude.

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