Guide de l'importateur

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Sommaire

Avertissement préliminaire

Un importateur est un contributeur qui complète la collection de photos des registres, en participant au transfert des numérisations des registres des Archives Départementales, ou bien en apportant les clichés numériques qu'il a pu faire des registres conservés dans les mairies. Lorsqu'il utilise VISAGe, son menu dispose de trois chapitres de commandes, celui des lecteurs, celui des contributeurs, et un nouveau qui contient les commandes lui permettant d'assurer la gestion des clichés sur le site. Certaines de ces nouvelles commandes lui permettent bien sûr de visualiser les clichés, mais elles ne sont pas prévues pour cela et pour éliminer tout risque de détériorations l'importateur devra continuer à utiliser les chapitres des lecteurs et des contributeurs chaque fois qu'il n'exerce pas ses fonctions d'importateur au sens strict du terme.

Indexer une nouvelle série de clichés

Tous les registres conservés aux Archives Départementales du Gers qui ont été microfilmés et numérisés ont déjà été indexés, leur liste est disponible par la commande Ouvrir l'index des séries (clichés). Si un importateur souhaite enrichir la base des clichés, il doit commencer par créer un registre virtuel au moyen de cette commande qui affiche une fenêtre de saisie :

On termine la création en cliquant sur Enregistrer.

Ouvrir l'index des séries (clichés)

Cette commande permet d'afficher la liste de tous les registres qui ont été créés virtuellement, de sélectionner ceux qui correspondent à une recherche par nom ou par mots-clés, et de contrôler leur statut. Cette liste ressemble évidemment à celles des saisies d'actes, mais ses colonnes ne sont pas identiques.
Dans cette liste, le champ Clichés indique le nombre de photos de pages de registre qui ont été chargées et qui sont donc disponibles pour une saisie ou une association à des relevés d'actes préalablement importés.
Lorsqu'un registre est sélectionné, l'importateur dispose d'un certain nombre de boutons de commande :

- Importer, permet de charger le registre avec un cliché (image de type jpg ou pnd ou gif) isolé ou un groupe de clichés contenus dans un répertoire zippé dont le nom doit être identique à celui du registre concerné (exemples "ESup300.zip" ou "32456_03.zip") . La durée du transfert dépendant du nombre de photos et de leur taille, si le volume de données est important il vaut mieux le fractionner, mais il faut garder le nom du répertoire zippé entre la première et la dernière série de photos (le premier import créera un répertoire d'accueil dans le serveur, les imports suivants le complèteront). A noter : pour des raisons de sécurité informatique, la taille des fichiers susceptibles d'être importés est actuellement limitée à 200 Mo, ce qui correspond à seulement une centaine de clichés de pages de registres... que l'on a intérêt à indexer sans attendre !
- Supprimer, permet de supprimer dans le registre virtuel des clichés qui ne sont pas à leur place.
- Exporter, crée un tableau donnant le détail des clichés du registre que l'on pourra conserver sur son ordinateur sous la forme d'un fichier ".csv".
- Imprimer, donne une "image papier" du détail des clichés du registre sous la forme d'un fichier ".pdf".

Quelques remarques concernant l'importation des clichés

Vous pouvez importer unitairement des clichés aux formats jpg, png ou gif. Le nom du fichier fourni sera conservé comme identifiant du cliché. Si un cliché du même nom existait déjà, il sera remplacé par le nouveau cliché. Ces noms peuvent comporter des caractères accentués mais ne doivent pas dépasser 50 caractères. Alternativement, il vous est possible de fournir des fichiers archives au format zip. Le nom des fichiers archive n'a pas d'importance, il ne sera pas conservé. Tous les clichés image contenus dans l'archive seront importés exactement comme ils l'avaient été de manière unitaire. A noter néanmoins une limitation liée au format zip : les éventuels noms d'images comprenant des accentués ne pourront pas être récupérés correctement et provoqueront une erreur.
La taille des fichiers importés est limitée pour des raisons de sécurité et de performance (200 Mo). Lorsque vous importerez un fichier d'une centaine de Mo, ne soyez pas étonné par la durée du téléchargement : se faisant généralement à moins de 100 Ko/s, il vous demandera de l'ordre de 1000 secondes (environ 15 à 20 minutes) pendant lesquelles vous verrez l'équivalent d'un sablier. Heureusement, cela ne vous empêchera pas de faire autre chose avec ou sans votre ordinateur.
A noter également que l'importation de clichés ne sera pas possible sur une série si elle est en saisie par un autre utilisateur au même moment. Il vaut donc mieux terminer le chargement avant de modifier le statut en "A traiter" ce qui constitue une incitation à démarrer la saisie par un contributeur.
Lors de l'importation d'un répertoire zippé, les images sont insérées dans l'ordre où elles apparaissent dans ce répertoire. Une nouvelle importation placera les nouveaux clichés à la suite des précédents. Donc si l'importateur a supprimé quelques clichés défectueux dans une série et charge ensuite des clichés de remplacement, ceux-ci ne figureront pas à la place qu'ils devraient occuper logiquement dans la suite du registre. Restaurer l'ordre des pages du registre photographier est possible à condition de modifier manuellement le numéro (pas le nom !) du cliché, car c'est dans l'ordre de ces numéros que les clichés sont affichés (ce numéro apparaît dans la première colonne de la liste des clichés de la série).

Consulter l'historique d'importations

Cette commande ouvre la liste des clichés qui ont été importés, elle indique leur nom et celui du registre dans lequel ils ont été placés. On peut limiter cette liste grâce aux outils "Rechercher" et "Filtrer".
Il est également possible d'afficher un cliché en le sélectionnant et en cliquant sur "Voir".
On peut enfin "Exporter" ou "Imprimer" cette liste en créant préalablement des fichiers de type ".csv" ou ".pdf".

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